Privatlivspolitik i Ry Roklub

Ry Roklubs Dataansvar

 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontakoplysninger På Den Dataansvarlige

Ry Roklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand Susanne Dixen

Adresse: Siimtoften 15, 8680 Ry

CVR: 50197913

Telefonnr.: 40300863

Mail: formand@ry-roklub.dk

Website: www.ry-roklub.dk

Her Indsamler Vi Oplysninger Fra

 

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens Formål Med Behandling af Dine Personoplysninger

 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser, som du har bestilt
  • Administration af din relation til os, herunder særligt frigivelse i klubbens bådtyper, rettigheder og uddannelse

 

  • Formål med behandling af oplysninger på instruktører:
  • Håndtering af instruktørernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Administration af din relation til os

Behandling Af Personoplysninger

 

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, foto, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, frigivelsesklub, aflagt svømmeprøve, hvilken bådtype der er frigivet i, styrmandsrettigheder, instruktørniveau og –bådtype, udvalgsposter, evt. oplysninger om betaler af familiemedlemskab

 

  • Oplysninger om ledere og trænere, som arbejder med ungdom:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Almindelige medlemsoplysninger jf. punkt 1
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

  • Oplysninger om medlemmer, som er ansat i Ry Roklub (rengøring):
  • Almindelige personoplysninger:
    • Almindelige medlemsoplysninger jf. punkt 1, bankkonto nr.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR.nr.

Vi Behandler Kun Personoplysninger Ud Fra Legitime Interesser

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:[1]

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister og interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DKF og DFfR, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om instruktører og træner til disse, således de kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

[1] De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening.

Opbevaring Og Sletning Af Dine Personoplysninger

 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Oplysningerne kan dog gemmes, såfremt medlemmet ved udmeldelse giver skriftligt samtykke til, at medlemsoplysningerne gemmes til brug for evt. senere genindmeldelse i klubben eller anden klub
  • Gives ikke samtykke skal medlemmet ved evt. genindmeldelse selv kunne dokumentere frigivelse i klubbens bådtyper samt instruktørrettigheder.

 

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Oplysningerne kan dog gemmes, såfremt medlemmet ved udmeldelse giver skriftligt samtykke til, at medlemsoplysningerne gemmes til brug for evt. senere genindmeldelse i klubben eller anden klub
  • Gives ikke samtykke skal medlemmet ved evt. genindmeldelse selv kunne dokumentere frigivelse i klubbens bådtyper samt instruktørrettigheder.

 

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Videregivelse Af Dine Personoplysninger

 

I forbindelse med idrætsaktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Dine Rettigheder

 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Samtykke

 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Revidering Af Privatlivspolitikken

 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den anvendte skabelon er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab. 2. udgave, februar 2018.
Skabelonen er udfyldt af Ry Roklub 21. maj 2018.